Als Experten für Finanz- und Rechnungswesen für kleine bis mittelständische Unternehmen bietet das Team um Andreas Kranzusch und Till Hahndorf u.a. Interims-CFO Dienstleistungen an. Bei der Zusammenarbeit mit etlichen Unternehmen fiel ein Problem immer wieder auf: der Genehmigungsprozess von Rechnungen, Zahlungen, Budgets oder Urlauben, war in jedem Unternehmen entweder ein chaotischer, undurchsichtiger und fehleranfälliger Prozess oder es kamen Tools zum Einsatz, die teuer und kompliziert waren und nicht konsequent genutzt wurden.
Es sollte also eine Lösung her, über die Genehmigungsprozesse aller Art einfach, digitalisiert und möglichst automatisiert abgewickelt werden können. Als Basis für das Vorhaben gab es bereits ein bestehendes System, welches CFOxt intern nutzte. Allerdings wurde schnell klar, dass die auf Custom-Code basierende Anwendung aufgrund der Komplexität nur durch viel Zeit- und Geldaufwand hätte weiterentwickelt und skaliert werden können. Auf der Suche nach einer kostengünstigen und effizienten Lösung, stieß das CFOxt Team auf das Thema Low-Code - und damit auch auf VisualMakers.
Neben der Komplexität der Anwendung steht das Thema Datenschutz in jeglicher Art von Genehmigungsprozessen an höchster Stelle. Mit Xano.com als skalierbares Low-Code Backend mit Datenbank, API-Endpoints und Workflow-Logik kann die Anwendung auf deutschen Servern in Frankfurt gehostet werden. Bubble.io bildet das Frontend der Anwendung und kann pixelgenau Designs, die vorher in Figma erstellt wurden, darstellen. Dabei ist Bubble so konfiguriert, dass dort selbst keine personenbezogenen Daten verarbeitet oder gespeichert werden.
Die interne Buchhaltung bei CFOxt arbeitet mit einer eigens entwickelten Ninox-Anwendung.Um das so beizubehalten und die Daten zu synchronisieren, ist Xano direkt per Schnittstelle an Ninox verknüpft. Mit Make.com werden revisionssichere PDFs für die Verlaufshistorie der einzelnen Vorgänge generiert - genauso wie die Übertragung von Daten von Ninox zurück zur Hauptanwendung.
Genehmiger werden per Mail über den transaktionalen E-Mail-Dienst Sendgrid benachrichtigt, sobald es etwas Neues zu genehmigen gibt. Per Klick auf den Link in der Email wird der Genehmiger oder die Genehmigerin direkt zur Genehmigungsansicht weitergeleitet, wo sie das PDF mit dem bisherigen Vorgang einsehen, bearbeiten und freigeben können. Über das Portal können Nutzer:innen neue Vorgänge starten, bestehende verwalten, sowie Dokumente und Rechnungen einpflegen.
Ein umfangreiches Rechtemanagementsystem stellt sicher, dass nur berechtigte Personen Einblick in die laufenden Vorgänge haben.
Statt undurchsichtiger Freigabe-Anfragen per Mail oder Excel Tabelle bearbeiten zu müssen, können die Kunden von CFOxt jetzt in kürzester Zeit ihre Genehmigungsverfahren abwickeln. In der intuitiven Dashboard-Ansicht verschaffen sich Nutzer einen Überblick über den Status der offenen Vorgänge. In der Detailansicht können sie Dokumente und Rechnungen unkompliziert einpflegen. In der Admin-Ansicht können Genehmigerlisten mit individueller Reihenfolge angelegt werden, damit alle erforderlichen Genehmigungen so schnell wie möglich von den richtigen Personen eingeholt werden können. Mit dem revisionssicheren AuditTrail im PDF-Format können Nutzer die Historie jedes Vorgangs nachvollziehen.
Mit der neuen Anwendung ist die Verwaltung der Genehmigungsprozesse der CFOxt Kunden ein Kinderspiel: sie sparen nicht nur enorm viel Zeit, sondern der Prozess ist für alle Beteiligten transparenter, weniger fehleranfällig und deutlich nutzerfreundlicher als vorher.
