Vermutlich automatisierst du schon einiges, ohne dass es dir bewusst ist.
Du stellst eine Abwesenheitsemail ein, während du im Urlaub bist? Das ist Automation. Du stellst eine wiederkehrende Erinnerung in deinem Smartphone ein? Auch Automation!
Aber es gibt wahrscheinlich einen ganzen Haufen an Aufgaben, wo du dich regelmäßig fragst, ob man den Prozess nicht sinnvoller gestalten könnte - nämlich automatisiert.
Aber wie entscheidest du, was und wann du automatisieren kannst? Welche Prozesse können besser werden, wenn du sie nicht mehr händisch machst? Und wo fängt man überhaupt an?
Repetitive Aufgaben sind solche, die du wiederholt nach einem bestimmten Ereignis oder wiederholt anhand einer zeitlichen Abfolge machst. Du schreibst beim Onboarding immer wieder ähnliche Mails an deine Kunden? Oder du postest einmal in der Woche die Newsletter Stats in euren Slack-Channel? Das sind repetitive Aufgaben.
Wenn du entscheiden willst, welche Aufgaben du zuerst automatisieren sollst, hilft folgende Frage: Welche Aufgabe wiederholst du am häufigsten?
Aufgaben, die oft oder zu einer bestimmten Zeit erledigt werden müssen, sind perfekt für die Automatisierung geeignet. Neben dem offensichtlichen Effekt, dass du mit der Automatisierung Zeit sparst und den Kopf frei hast für deine kreative Arbeit, sind die Ergebnisse von automatisierten Aufgaben oft konsistenter als die manuelle Arbeit - weil die Automation nicht vergisst, zu antworten;)
Ich sage gerne, alles was man mehr als fünf Mal macht, sollte automatisiert werden. Auch wenn es natürlich Zeit kostet, die Automatisierung zu bauen - es spart so viel mehr Zeit auf lange Sicht.
Tipp: Wenn etwas zu einer regelmäßigen Zeit passieren soll, ist der Scheduler von Zapier oder Make (Integromat) ein super Trigger für eure Automation.
Eines meiner Lieblingsbeispiele für eine Automation, die mir jedes Mal bestimmt eine Minute spart, ist das Posten des nächsten Meeting-Links in Slack. So muss ich nicht jedes Mal vor einem Meeting in meinem Kalender nach dem Link suchen und kann direkt von Slack aus beitreten.
Jetzt mal ehrlich, wie oft kopierst du etwas von der einen in die andere App? Wahrscheinlich öfter als dir lieb ist - und das frisst ganz schön viel Zeit. Genauso verhält es sich mit anderen manuellen Methoden, Daten von A nach B zu bewegen: eine CSV in der einen App herunterladen, in der nächsten wieder hochladen, ein Bild aus der einen App herunterladen, um es dann in einer anderen wieder hochzuladen. Wenn du das mehrmals die Woche machst, gehen schnell ein paar Stunden Zeit dafür drauf.
Solche Aufgaben können in 98% der Fälle automatisiert werden. Beispielsweise trägt sich jemand in dein Newsletter Formular ein und du speicherst die Daten in deinem CRM. Oder du leitest die Teilnehmerliste eines Webinars an deinen Sponsor weiter. Oder du schreibst immer die gleiche Onboarding Email an neue Kunden, mit verschiedenen Platzhaltern. Wenn du dich da wieder findest - dann wird's jetzt Zeit zu automatisieren.
Eine Kernfrage in der Automatisierung ist folgende: Braucht die Aufgabe wirklich einen Menschen, der sie erledigt? Klingt provokativ, aber was ich damit meine: Benötigt es Kreativität, emotionale Intelligenz oder komplexes Denkvermögen? Wenn ja, solltest du die Aufgabe wahrscheinlich nicht automatisieren. Wenn doch - worauf warten? Wenn es eine stupide, einfache Aufgabe ist, kann sie wahrscheinlich von einer Automatisierungsplattform wie oder Zapier erledigt werden.
Um solche Aufgaben zu identifizieren, kannst du dir folgende Fragen stellen:
Du machst ständig Dinge, die dich von deiner eigentlichen Arbeit abhalten? Definitiv ein Fall für Automatisierung. Hier geht es weniger darum, dass du große Prozesse automatisierst (was natürlich unfassbar viel Spaß macht), sondern um kleine Dinge, die dir Zeit und Headspace im Alltag sparen.
Wenn du davon ausgehst, dass du mit repetitiven Aufgaben 15 Minuten pro Tag verbringst, bei 228 Arbeitstagen im Jahr, sind das rund 3500 Minuten im Jahr, die du hättest sinnvoller verwenden können. Das entspricht knapp 60 Stunden im Jahr.
Aber Automatisierungen sparen nicht nur Zeit. Sie geben dir Freiraum, kreativ zu sein und dich anderen Projekten zu widmen. Einfach und allein deswegen, weil du nicht mehr drüber nachdenken musst, dass diese Aufgaben erledigt werden müssen. **
Tutorials zum leichten Einstieg in die Automatisierung und Anwendungsbeispiele findest du in folgenden Kursen bei uns:
